Organizacja pracy w magazynie

podrozdział pracy mgr

Procedura dotycząca pracy w magazynie jest oparta w większej mierze na przyjmowaniu jak i wydawaniu towaru.

Za procedurę na magazynie odpowiedzialny jest kierownik magazynu, podlegli mu zastępcy oraz magazynierzy. Firma Selena prowadzi sprzedaż towarów, które podlegają częstym kontrolą ze względu na FIFO tzn. dotyczy to dat ważności na produktach i w której kolejności należy wydawać.

Każda nowa osoba zatrudniona w magazynie firmy Selena przechodzi krótkie szkolenie w zakresie swoich obowiązków na powierzonym mu stanowisku pracy w zależności od tego na jakie zostanie przyjęta. Takie szkolenie przeprowadza kierownik zmiany lub kierownik magazynu. Na początku nowy pracownik pracuje pod kontrolą magazyniera z większym doświadczeniem, gdzie również jest zapoznawany z zasadami zbiórki towaru.

Rozpoczęcie czasu pracy na magazynie jest ustalone z wyprzedzeniem miesięcznym na przód, tak aby magazynierzy mogli się zapoznać z godzinami przyjścia do pracy w danym tygodniu. Raca na magazynie odbywa się w systemie trzyzmianowym, z większym nasileniem pracowników na drugą zmianę, ponieważ większość zleceń od klientów spływa w godzinach popołudniowych.

Pracownic magazynu są podzieleni na grupy i odpowiadają za prawidłowy przebieg swojej pracy w poszczególnych obszarach magazynu, które są nadzorowane przez kierowników zmiany. Grupy magazynierów dzielimy na:

  1. Składający zlecenia (picker)- jest to grupa magazynierów, której celem jest składanie

towarów na palecie zgodnie ze specyfikacją, tzn. dokumentem uprzednio wydrukowanym w Dziale Realizacji Zamówień (DRZ), na podstawie którego magazynier składa towar dla klienta. Asortyment na specyfikacji drukuje się w kolejności najbardziej rotowanego towaru pod względem sprzedaży. Dokument ten ma za zadanie usprawnić pracę magazyniera.

  1. Sprawdzający zlecenia- jest to grupa mająca za zadanie sprawdzać towar zrealizowany

na podstawie listy pobrań (specyfikacji) przez pierwszego magazyniera i wychwycić błędy popełnione, jeśli takie się znajdą. W przypadku wyłapania błędu kontroler woła magazyniera odpowiedzialnego za błędne złożenie towaru do jego wymiany na właściwy. Wszystkie błędy są weryfikowane na koniec miesiąca i każdy magazynier jest poinformowany o nich i rozliczany. W przypadku zrobienia większej ilości błędów pracownik wzywany jest na rozmowę do kierownika magazynu i upomniany słownie.

  1. Grupa kompletująca towar według kierunków i zajmująca się foliowaniem palet-

magazynierzy ci odpowiedzialni są za prawidłowe zebranie towaru drobnicowego na paletach zbiorczych według kierunków przygotowując towar do wysyłki dla kuriera. Grupa kompletacyjna ma za zadanie zabezpieczyć towar folią oraz taśmą firmową z nadrukiem SELENA tak, aby osoby trzecie nie miały kontaktu z towarem aż do chwili dostarczenia do klienta.

  1. Operatorzy wózków widłowych- Jest to grupa pracowników obsługująca wszystkie

wózki widłowe, D ich obowiązków należy rozładunek i załadunek samochodów, lokowanie i ściąganie z regałów pełnych palet, oraz uzupełnianie miejsc „zerowych”. Kontrolują oni również towar na magazynie pod względem dat ważności. Odbywa się to według zasady FIFO, czyli pierwsze weszło, pierwsze wyszło.

Podstawowe czynności wykonywane w magazynie:

  1. Przyjmowanie towaru do magazynu od dostawców

Proces ten jest „Przyjęciem Zewnętrznym”. Przyjęcie towaru na magazyn ma na celu uzupełnienie stanów magazynowych tak, aby klient miał ciągły dostęp przez handlowca do asortymentu. Za przyjęcie towaru na magazyn odpowiedzialny jest kierownik magazynu, zastępca kierownika, łub wyznaczony magazynier,

Towar na magazyn jest przyjmowany z reguły na protokół przyjęcia, w którym wpisywana jest nazwa firmy, od której jest dostarczony towar, nazwa produktu, oraz ilość, dodatkowo umieszczana jest data ważności danego produktu. Po zakończeniu przyjęcia towaru na magazyn osoba sporządzająca protokół weryfikuje go z dokumentem od dostawcy WZ, lub innym. W przypadku rozbieżności w dostawie lub uszkodzenia towaru magazyn ma obowiązek zapisać wszelkie adnotacje na protokole przyjęcia, liście przewozowym i poinformować dział logistyki, oraz dział reklamacji o zaistniałym zdarzeniu.

  1. Realizacja towaru na podstawie listy pobrań

Ma za zadanie przygotowanie towaru do wysyłki dla klienta. Lista pobrań jest odzwierciedleniem zamówienia od klienta, który składa je u handlowca firmy Selena i następnie to zamówienie przechodzi przez odpowiednie działy trafiając do magazynu.

Ilustracja 10. „Picker”- magazynier składający zamówienia

Źródło: Zdjęcie własne

Magazynier na podstawie tego dokumentu ma obowiązek zrealizować takie zamówienie. Dokument ten zawiera indeks towaru, jego nazwę, lokację w magazynie, ilość w sztukach i opakowaniach, oraz ilość sztuk w opakowaniu. Ułatwia to magazynierowy skutecznie i bez pomyłki zrealizować zamówienie.

Lista Pobrań po zrealizowaniu wraz z towarem zostaje na placu kompletacyjnym na odpowiednim kierunku, do wysyłki do klienta. Wysyłka ta zostaje poddana ponownej kontroli przez drugiego magazyniera pod względem ilościowym i jakościowym.

  1. Kontrola towaru przed wysłaniem do klienta

Inspekcja ta nie wymaga długiej przerwy w procesie logistycznym, jest bardzo owocna w

skutkach, oraz rygorystycznie przestrzegana. Nie jest to kontrola jakości towarów, a jedynie poprawności złożonego zamówienia.

Ponowna kontrola towaru ma za zadanie wyeliminowanie niezgodności powstałych na skutek błędnie zrealizowanego zlecenia przez pierwszego magazyniera. W przypadku stwierdzenia błędu w zamówieniu osoba kontrolująca informuje o tym magazyniera składającego zlecenie w celu wymiany towaru na właściwy. Następnie podpisuje się na dokumencie za zgodność z towarem.

  1. Układanie towaru na palecie

Czynność ta ma za zadanie zminimalizowanie prawdopodobieństwa towaru na samochodzie podczas transportu do klienta, oraz zabezpieczenie przed przewróceniem, zniszczeniem itd. Dotyczy to drobnicy jak i pełnopałetowych wysyłek do klienta. Magazynier ma obowiązek złożyć towar na palecie według wagi lub wielkości opakowań w pozycji wskazanej przez producenta towaru. Opis jak składować towar powinien znajdować się na opakowaniu (karton, wiadro itp.). Dodatkowym czynnikiem wskazującym poprawne złożenie zlecenia na palecie jest czytelność przez osobę sprawdzającą poprawność na placu. Towar powinien być widoczny, zwrócony etykietami na zewnątrz. Po sprawdzeniu zamówienia magazynier foliujący paletą może poprzekładać towar, aby w sposób wygodny i skuteczny można było zabezpieczyć towar.

  1. Formowanie towaru na palecie z paczek drobnicowych według rejonów [1]

Źródło: Zdjęcie własne

Proces ten ma na celu wyeliminowanie pomyłki przed wysłaniem paczek o innym kierunku w inny rejon Polski. Każda paczka oklejona jest przez pracownika magazynu, na podstawie wcześniej rozniesionych listów przewozowych z naklejkami. Na etykiecie znajduje się odpowiedni numer rejonu, adres klienta, numer zamówienia, oraz ilość paczek w zamówieni i oznaczenie numeru konkretnej paczki w danym zamówieniu (np. Iz8, lub 4z8). Na palecie zbiorczej składane są zamówienia drobnicowe o takim samym kierunku. Firma Schenker podzieliła obszary Polski na 14 rejonów. Np.:

  • ”86”- Warszawa
  • „56M– Kraków
  • ”62″- Wrocław
  1. Zabezpieczenie towaru na palecie

Odpowiedzialny jest za to magazynier wyznaczony do takich czynności w danym dniu przez kierownika magazynu, bądź jego zastępcę. Dodatkowo w okresie sezonu budowlanego zatrudniane są osoby na umowę zlecenie zajmujące się wyłącznie foliowaniem. Zabezpieczenie palety polega na dokładnym ofołiowaniu zlecenia, oraz oklejeniu specjalną taśmą zabezpieczającą z nadrukiem logo firmy.

  1. Bezpieczeństwo magazynu przed utratą majątku firmy

W 90% przypadkach kradzieży na magazynach firmowych odpowiedzialni są pracownicy tejże placówki. Muszą być ściśle przestrzegane normy przez odpowiednie działania, które będą miały na celu wyeliminowanie zagrożenia z zewnątrz jak i wewnątrz. Podstawą do takich działań będzie komisyjne gaszenie świateł, oraz zamykanie drzwi i ich zabezpieczeń w taki sposób, aby nie było możliwości ingerencji osób trzecich. Od wewnątrz są zamontowane skoble przesuwne, tak aby drzwi nie mogły otwierać z zewnątrz. W komisji powinny być zawsze dwie, lub trzy osoby, tak aby zamykany magazyn nie budził podejrzeń w stosunku do jednej osoby. Również jest sprawdzany stan techniczny sprzętu (wózki elektryczne i gazowe, butle z gazem- czy są zakręcone). Otwieranie magazynu powinno odbywać się w podobny sposób, co jego zamykanie, tzn. sprawdzenie zabezpieczeń, sprawdzenie świateł oraz sprawdzenie stanu technicznego pojazdów.[2] Wszystkie drzwi i rampy są plombowane przez kierowników zmiany. Dodatkowo mają oni za zadanie wypełnienie odpowiedniego protokołu plombowania magazynu.

Ilustracja 12. Protokół plombowania magazynu

  I ———–    
  PROTOKÓŁ PLOMBOWANIA MAGAZYNU    
         
LP Miejsce plombowania nr plomby założonej Otwarcie TAJNIE UWAGI
1 Wyjście ewak 1      
2 Wyjście ewak 2      
3 Wyjście ewak 3      
/■… 4 Rampa 1      
5 Rampa 2      
6 Rampa 3      
7 Rampa 4      
8 Rampa 5      
9 Rampa 6      
         
  IMIĘ ! NAZWISKO OSOBY PLOMBUJĄCEJ:    
  PODPIS OSOBY PLOMBUJĄCEJ:    
  …….. I …………………………….    
  IMIĘ I NAZWISKO OSOBY OTWIERAJĄCEJ:    
  PODPIS OSOBY OTWIERAJĄCEJ:    
         
    DATA:    

Źródło: Dokument firmowy

  1. PIPO na magazynie

Jest to metoda wysyłki zapasów oparta na założeniu „pierwsze przyszło, pierwsze wyszło”. Stosując tą metodę zakłada się, że zapasy są rozchodowane z magazynu od pierwszych dostaw do ostatnich. Wszystkie zapasy magazynowe są więc wycenione na koniec okresu według wartości w ostatnich dostawach. Do tych zadań na magazynie jest wyznaczona odpowiednia osoba, odpowiedzialna za taki monitoring. Uzupełnia ona towar odpowiednimi partiami. Pracownicy składający zlecenia pobierają taki towar dla klienta.


[1] D. Waters, Zarządzanie operacyjne, Warszawa 2001, s.312

[2] Twój biznes, red. L. Zakrzewska, Warszawa 2008, s 11-13