Archiwa tagu: podrozdział pracy mgr

Organizacja pracy w magazynie

podrozdział pracy mgr

Procedura dotycząca pracy w magazynie jest oparta w większej mierze na przyjmowaniu jak i wydawaniu towaru.

Za procedurę na magazynie odpowiedzialny jest kierownik magazynu, podlegli mu zastępcy oraz magazynierzy. Firma Selena prowadzi sprzedaż towarów, które podlegają częstym kontrolą ze względu na FIFO tzn. dotyczy to dat ważności na produktach i w której kolejności należy wydawać.

Każda nowa osoba zatrudniona w magazynie firmy Selena przechodzi krótkie szkolenie w zakresie swoich obowiązków na powierzonym mu stanowisku pracy w zależności od tego na jakie zostanie przyjęta. Takie szkolenie przeprowadza kierownik zmiany lub kierownik magazynu. Na początku nowy pracownik pracuje pod kontrolą magazyniera z większym doświadczeniem, gdzie również jest zapoznawany z zasadami zbiórki towaru.

Rozpoczęcie czasu pracy na magazynie jest ustalone z wyprzedzeniem miesięcznym na przód, tak aby magazynierzy mogli się zapoznać z godzinami przyjścia do pracy w danym tygodniu. Raca na magazynie odbywa się w systemie trzyzmianowym, z większym nasileniem pracowników na drugą zmianę, ponieważ większość zleceń od klientów spływa w godzinach popołudniowych.

Pracownic magazynu są podzieleni na grupy i odpowiadają za prawidłowy przebieg swojej pracy w poszczególnych obszarach magazynu, które są nadzorowane przez kierowników zmiany. Grupy magazynierów dzielimy na:

  1. Składający zlecenia (picker)- jest to grupa magazynierów, której celem jest składanie

towarów na palecie zgodnie ze specyfikacją, tzn. dokumentem uprzednio wydrukowanym w Dziale Realizacji Zamówień (DRZ), na podstawie którego magazynier składa towar dla klienta. Asortyment na specyfikacji drukuje się w kolejności najbardziej rotowanego towaru pod względem sprzedaży. Dokument ten ma za zadanie usprawnić pracę magazyniera.

  1. Sprawdzający zlecenia- jest to grupa mająca za zadanie sprawdzać towar zrealizowany

na podstawie listy pobrań (specyfikacji) przez pierwszego magazyniera i wychwycić błędy popełnione, jeśli takie się znajdą. W przypadku wyłapania błędu kontroler woła magazyniera odpowiedzialnego za błędne złożenie towaru do jego wymiany na właściwy. Wszystkie błędy są weryfikowane na koniec miesiąca i każdy magazynier jest poinformowany o nich i rozliczany. W przypadku zrobienia większej ilości błędów pracownik wzywany jest na rozmowę do kierownika magazynu i upomniany słownie.

  1. Grupa kompletująca towar według kierunków i zajmująca się foliowaniem palet-

magazynierzy ci odpowiedzialni są za prawidłowe zebranie towaru drobnicowego na paletach zbiorczych według kierunków przygotowując towar do wysyłki dla kuriera. Grupa kompletacyjna ma za zadanie zabezpieczyć towar folią oraz taśmą firmową z nadrukiem SELENA tak, aby osoby trzecie nie miały kontaktu z towarem aż do chwili dostarczenia do klienta.

  1. Operatorzy wózków widłowych- Jest to grupa pracowników obsługująca wszystkie

wózki widłowe, D ich obowiązków należy rozładunek i załadunek samochodów, lokowanie i ściąganie z regałów pełnych palet, oraz uzupełnianie miejsc „zerowych”. Kontrolują oni również towar na magazynie pod względem dat ważności. Odbywa się to według zasady FIFO, czyli pierwsze weszło, pierwsze wyszło.

Podstawowe czynności wykonywane w magazynie:

  1. Przyjmowanie towaru do magazynu od dostawców

Proces ten jest „Przyjęciem Zewnętrznym”. Przyjęcie towaru na magazyn ma na celu uzupełnienie stanów magazynowych tak, aby klient miał ciągły dostęp przez handlowca do asortymentu. Za przyjęcie towaru na magazyn odpowiedzialny jest kierownik magazynu, zastępca kierownika, łub wyznaczony magazynier,

Towar na magazyn jest przyjmowany z reguły na protokół przyjęcia, w którym wpisywana jest nazwa firmy, od której jest dostarczony towar, nazwa produktu, oraz ilość, dodatkowo umieszczana jest data ważności danego produktu. Po zakończeniu przyjęcia towaru na magazyn osoba sporządzająca protokół weryfikuje go z dokumentem od dostawcy WZ, lub innym. W przypadku rozbieżności w dostawie lub uszkodzenia towaru magazyn ma obowiązek zapisać wszelkie adnotacje na protokole przyjęcia, liście przewozowym i poinformować dział logistyki, oraz dział reklamacji o zaistniałym zdarzeniu.

  1. Realizacja towaru na podstawie listy pobrań

Ma za zadanie przygotowanie towaru do wysyłki dla klienta. Lista pobrań jest odzwierciedleniem zamówienia od klienta, który składa je u handlowca firmy Selena i następnie to zamówienie przechodzi przez odpowiednie działy trafiając do magazynu.

Ilustracja 10. „Picker”- magazynier składający zamówienia

Źródło: Zdjęcie własne

Magazynier na podstawie tego dokumentu ma obowiązek zrealizować takie zamówienie. Dokument ten zawiera indeks towaru, jego nazwę, lokację w magazynie, ilość w sztukach i opakowaniach, oraz ilość sztuk w opakowaniu. Ułatwia to magazynierowy skutecznie i bez pomyłki zrealizować zamówienie.

Lista Pobrań po zrealizowaniu wraz z towarem zostaje na placu kompletacyjnym na odpowiednim kierunku, do wysyłki do klienta. Wysyłka ta zostaje poddana ponownej kontroli przez drugiego magazyniera pod względem ilościowym i jakościowym.

  1. Kontrola towaru przed wysłaniem do klienta

Inspekcja ta nie wymaga długiej przerwy w procesie logistycznym, jest bardzo owocna w

skutkach, oraz rygorystycznie przestrzegana. Nie jest to kontrola jakości towarów, a jedynie poprawności złożonego zamówienia.

Ponowna kontrola towaru ma za zadanie wyeliminowanie niezgodności powstałych na skutek błędnie zrealizowanego zlecenia przez pierwszego magazyniera. W przypadku stwierdzenia błędu w zamówieniu osoba kontrolująca informuje o tym magazyniera składającego zlecenie w celu wymiany towaru na właściwy. Następnie podpisuje się na dokumencie za zgodność z towarem.

  1. Układanie towaru na palecie

Czynność ta ma za zadanie zminimalizowanie prawdopodobieństwa towaru na samochodzie podczas transportu do klienta, oraz zabezpieczenie przed przewróceniem, zniszczeniem itd. Dotyczy to drobnicy jak i pełnopałetowych wysyłek do klienta. Magazynier ma obowiązek złożyć towar na palecie według wagi lub wielkości opakowań w pozycji wskazanej przez producenta towaru. Opis jak składować towar powinien znajdować się na opakowaniu (karton, wiadro itp.). Dodatkowym czynnikiem wskazującym poprawne złożenie zlecenia na palecie jest czytelność przez osobę sprawdzającą poprawność na placu. Towar powinien być widoczny, zwrócony etykietami na zewnątrz. Po sprawdzeniu zamówienia magazynier foliujący paletą może poprzekładać towar, aby w sposób wygodny i skuteczny można było zabezpieczyć towar.

  1. Formowanie towaru na palecie z paczek drobnicowych według rejonów [1]

Źródło: Zdjęcie własne

Proces ten ma na celu wyeliminowanie pomyłki przed wysłaniem paczek o innym kierunku w inny rejon Polski. Każda paczka oklejona jest przez pracownika magazynu, na podstawie wcześniej rozniesionych listów przewozowych z naklejkami. Na etykiecie znajduje się odpowiedni numer rejonu, adres klienta, numer zamówienia, oraz ilość paczek w zamówieni i oznaczenie numeru konkretnej paczki w danym zamówieniu (np. Iz8, lub 4z8). Na palecie zbiorczej składane są zamówienia drobnicowe o takim samym kierunku. Firma Schenker podzieliła obszary Polski na 14 rejonów. Np.:

  • ”86”- Warszawa
  • „56M– Kraków
  • ”62″- Wrocław
  1. Zabezpieczenie towaru na palecie

Odpowiedzialny jest za to magazynier wyznaczony do takich czynności w danym dniu przez kierownika magazynu, bądź jego zastępcę. Dodatkowo w okresie sezonu budowlanego zatrudniane są osoby na umowę zlecenie zajmujące się wyłącznie foliowaniem. Zabezpieczenie palety polega na dokładnym ofołiowaniu zlecenia, oraz oklejeniu specjalną taśmą zabezpieczającą z nadrukiem logo firmy.

  1. Bezpieczeństwo magazynu przed utratą majątku firmy

W 90% przypadkach kradzieży na magazynach firmowych odpowiedzialni są pracownicy tejże placówki. Muszą być ściśle przestrzegane normy przez odpowiednie działania, które będą miały na celu wyeliminowanie zagrożenia z zewnątrz jak i wewnątrz. Podstawą do takich działań będzie komisyjne gaszenie świateł, oraz zamykanie drzwi i ich zabezpieczeń w taki sposób, aby nie było możliwości ingerencji osób trzecich. Od wewnątrz są zamontowane skoble przesuwne, tak aby drzwi nie mogły otwierać z zewnątrz. W komisji powinny być zawsze dwie, lub trzy osoby, tak aby zamykany magazyn nie budził podejrzeń w stosunku do jednej osoby. Również jest sprawdzany stan techniczny sprzętu (wózki elektryczne i gazowe, butle z gazem- czy są zakręcone). Otwieranie magazynu powinno odbywać się w podobny sposób, co jego zamykanie, tzn. sprawdzenie zabezpieczeń, sprawdzenie świateł oraz sprawdzenie stanu technicznego pojazdów.[2] Wszystkie drzwi i rampy są plombowane przez kierowników zmiany. Dodatkowo mają oni za zadanie wypełnienie odpowiedniego protokołu plombowania magazynu.

Ilustracja 12. Protokół plombowania magazynu

  I ———–    
  PROTOKÓŁ PLOMBOWANIA MAGAZYNU    
         
LP Miejsce plombowania nr plomby założonej Otwarcie TAJNIE UWAGI
1 Wyjście ewak 1      
2 Wyjście ewak 2      
3 Wyjście ewak 3      
/■… 4 Rampa 1      
5 Rampa 2      
6 Rampa 3      
7 Rampa 4      
8 Rampa 5      
9 Rampa 6      
         
  IMIĘ ! NAZWISKO OSOBY PLOMBUJĄCEJ:    
  PODPIS OSOBY PLOMBUJĄCEJ:    
  …….. I …………………………….    
  IMIĘ I NAZWISKO OSOBY OTWIERAJĄCEJ:    
  PODPIS OSOBY OTWIERAJĄCEJ:    
         
    DATA:    

Źródło: Dokument firmowy

  1. PIPO na magazynie

Jest to metoda wysyłki zapasów oparta na założeniu „pierwsze przyszło, pierwsze wyszło”. Stosując tą metodę zakłada się, że zapasy są rozchodowane z magazynu od pierwszych dostaw do ostatnich. Wszystkie zapasy magazynowe są więc wycenione na koniec okresu według wartości w ostatnich dostawach. Do tych zadań na magazynie jest wyznaczona odpowiednia osoba, odpowiedzialna za taki monitoring. Uzupełnia ona towar odpowiednimi partiami. Pracownicy składający zlecenia pobierają taki towar dla klienta.


[1] D. Waters, Zarządzanie operacyjne, Warszawa 2001, s.312

[2] Twój biznes, red. L. Zakrzewska, Warszawa 2008, s 11-13

Problematyka badawcza w dziedzinie funkcjonowania magazynu

podrozdział pracy mgr

Magazyn firmy Selena S.A. nie jest łatwy w obsłudze oraz zarządzaniu. Duża liczba indeksów towarów cały czas wzrasta, a powierzchnia magazynu jest w dalszym ciągu stała. Kierownictwo, oraz pracownicy odpowiedzialni za zarządzanie magazynem często muszą stawić czoła bardzo trudnym problemom. Wiele procesów potrzebuje przeanalizowania i zastanowienia się nad nowymi rozwiązaniami.

Główne zagadnienia dotyczące poprawności funkcjonowania magazynu chemii budowlanej w firmie Selena S.A.:

Pierwszym głównym problemem dotyczącym funkcjonowania magazynu są problemy kadrowe. Dla przykładu stan zatrudnienia w przeciągu ostatnich 2 lat na magazynie zmniejszył się o 35%, Oczywiście magazynierzy pracujący od początku tego okresu znacznie podwyższyli swoje kwalifikacje i efektywność, co tłumaczy ową redukcję, ale problem jest najbardziej widoczny w okresie wakacyjnym, a zarazem w okresie o największym stężeniu zamówień. Większość pracowników swoje plany urlopowe ma właśnie w tym okresie. Dochodzą do tego osoby przebywające na zwolnieniu lekarskim i okazuje się, że stan pracowników w danym okresie jest zbyt niski aby zrealizować dzienne zlecenia. Pierwszą reakcją zarządu jest zatrudnienie osób poprzez zewnętrzną firmę na czas określony. Efekty tego bywają bardzo niekorzystne. Spowodowane jest to oczywiście brakiem doświadczenia takich ludzi. Wiele błędów popełnianych przez nich jest wyłapywanych, lecz zawsze jakaś liczba pomyłek umknie uwadze bardziej doświadczonych magazynierów. Trzeba zastanowić się nad lepszym rozwiązaniem tego problemu. Można by zadać pytanie, czy nie lepiej byłoby zatrudnić 3-4 osoby więcej na pełnym etacie.

Kolejnym problemem są ograniczenia sprzętowe. Analizując tu sprzęt jeżdżący można skłonić się do stwierdzenia iż ilość i jakość wszystkich wózków jest wystarczająca. Jedynie jeden wóz wysokiego składowania nie do końca spełnia swoje zadanie, gdyż jego maksymalne wysunięcie masztu w górę nie jest wystarczające aby móc operować towarem lokowanym na najwyższym poziomie. Z kolei drugi wóz tego typu jest skonstruowany w taki sposób, że podczas opuszczania palety z towarem na sam dół trzeba pamiętać o wysunięciu masztu maksymalnie od wózka, w przeciwnym wypadku zahaczy ona o wysunięte koło. Było to przyczyną wielu incydentów na magazynie, gdyż nie każdy wózkowy pamięta o tym szczególe. Problemy są również z ładowaniem baterii. Nie ma osoby odpowiedzialnej za tą czynność i często dochodzi do sytuacji, że któryś z wózków jest wyłączony z pracy z powodu właśnie nie podłączenia takiego akumulatora dzień wcześnie do ładowania.

Regały są skonstruowane w różny sposób. Odległość między przęsłami jest bardzo różna, gdyż wysokość palet zbiorczych lokowanych na magazynie wynosi od kilkudziesięciu centymetrów do trzech metrów. W większości magazynu przęsła na regałach porozmieszczane są w sposób standardowy, co powoduje w konsekwencji mało ergonomiczne rozmieszczenie palet. Często w okresie sezonu dochodzi do sytuacji że nie ma możliwości zlokowania jakiejś części dostawy ze względu na zapełnienie wszystkich miejsc paletowych na regałach

Organizacja dostaw ma bardzo duży wpływ przede wszystkim na szybkość realizacji zamówień. Często zamawiane dostawy awizowane są w sposób niewłaściwy i kolidują z czasem składania zamówień. Testowanych było wiele sposobów pogodzenia tych dwóch procesów. Przede wszystkim planowane były dostawy tylko na czas pracy nocnej zmiany, jednak spotkało się to ze stanowczym sprzeciwem ze strony przewoźników. Priorytetem jest znalezienie rozwiązania tej kwestii.

Jakość towaru jaki jest odbierany powinna być kontrolowana przez pracowników magazynu w sposób szczegółowy. W późniejszym czasie kiedy okaże się, że towar przyjęty wcześniej na stan magazynu nie nadaje się do wysyłki pojawiają się problemy. Najważniejszym punktem podczas odbioru przesyłki powinna być kontrola daty ważności asortymentu. W firmie Selena S.A. panuje zasada dotycząca większości asortymentu, że wydajemy towar który ma więcej niż 6 miesięcy ważności. Kiedy taki termin zbliża się do tej daty (podczas przyjmowania towaru) powinno być to zgłoszone kierownikowi magazynu w celu podjęcia decyzji, co z takimi produktami zrobić. Duży problem pojawia się również przy przyjęciu i wydaniu siatki podtynkowej, która sprowadzana jest kontenerami z Chin. Opakowania zbiorcze w dużym stopniu są pogniecione, również dochodzi do takich uszkodzeń podczas rozładunku. Towar taki często jest zwracany przez klientów.

Brak kontroli mających na celu ewentualne aktualizacje stanów magazynowych doprowadza do sytuacji, że w systemie mamy pewną ilość dostępną, a w rzeczywistości takiego towaru już nie ma. Sytuacja taka ma miejsce także odwrotnie, czyli na przykład pewien indeks zazwyczaj mało chodliwy zalega miesiącami na magazynie, dlatego, że system pokazuje, że go na stanie nie ma, Do takich sytuacji dochodzi z wielu przyczyn:

  • brak odejmowania ze stanu towaru uszkodzonego na magazynie,
  • odkładanie towaru ze zwrotów na magazyn, bez żadnej informacji,
  • problemy z towarem przeterminowanym, zalegającym na magazynie
  • błędy pracowników podczas wydawania towarów

Wprowadzenie takich kontroli zapewniło by pewną równowagę w stosunku stanów rzeczywistych ze stanami systemowymi.

Organizacja spraw związanych z reklamacjami i zwrotami pozostawia wiele do życzenia. Sprawy związane z ocenieniem towaru jaki został zwrócony tub zareklamowany powinny odbywać się na bieżąco, a często są odkładane na późniejszy termin. Wielokrotnie asortyment dopuszczony do ponownej sprzedaży nie nadaje się do wysyłki, nie jest zwracana uwaga na datę ważności, a stan kartonów zbiorczych jest w stanie niezadowalającym potencjalnego odbiorcy.

Zbyt duża liczba indeksów w stosunku do powierzchni magazynu jest kolejnym problemem oddziałującym na prawidłowe funkcjonowanie magazynu. Wielkość i waga produktów magazynowanych w firmie Selena S.A. jest bardzo zróżnicowana. W ostatnim czasie w prowadzono do obrotu około 200 nowych indeksów produktów o bardzo małych gabarytach. Problem polega na odpowiednim rozmieszczeniu takiego towaru na miejscach zerowych w taki sposób aby magazynier nie miał żadnych problemów z kompletacją zamówienia (zbiórka odbywa się wyłącznie na poziomie „0”). Towar taki magazynowany jest często na takiej wysokości, że pojawiają się problemy ze ściągnięciem takiego asortymentu.

Za dużo osób ma dostęp do edytowania stanów magazynowych w systemie komputerowym. Wielokrotnie pojawiają się sprzeczne informacje. Problem dotyczy niepoprawnego wprowadzenia ilości, oraz możliwości korekt z wielu miejsc, poprzez różnych użytkowników. Sam system informatyczny nie jest doskonały i wymaga kilku drobnych poprawek.

Nie wszystkie zlecenia są kontrolowane przez osoby za to odpowiedzialne. Każde zamówienie złożone przez pickera powinno posiadać podpis pracownika upoważnionego do dokonania kontroli. Często dochodzi do sytuacji, że jedna osoba po złożeniu zlecenia podbija się, że rzekomo dokonała sprawdzenia. Niektóre zlecenia wypisywane są bez podpisu co prowadzi do wielu błędów. Odsetek błędnych zleceń, które nie zostały sprawdzone w sposób prawidłowy jest bardzo duży.

Ułożenie opakowań na palecie powinno odbywać się według pewnych zasad przekazanych podczas szkolenia. Na samym dole zlecenia powinny się znajdować rzeczy najcięższe, a im wyżej tym powinno układać się towar lżejszy o mniejszych rozmiarach. Zlecenie powinno być ułożone w sposób przejrzysty dla kontrolującego. Umownie większy nacisk kładziony jest na składanie asortymentu w sposób umożliwiający dokładne sprawdzenie, lecz część magazynierów nie stosuje się do takich zaleceń. Niektórzy klienci życzą sobie ułożenie towaru,, aby można było rozpoznać jego towar i ilość nie rozfoliowując palety. Jest to duży problem, gdyż w środku takiego zamówienia powstaje duża pusta przestrzeń, która nie pozwala na dobre foliowanie palet.

Zabezpieczeniem palet zajmują się przede wszystkim osoby zatrudnione na czas sezonu. Czynność ta wykonywana jest w sposób niedbały i jakiś procent zamówień uszkadzana jest podczas transportu. Osoba zabezpieczająca paletę przed zafoliowaniem powinna poukładać opakowania w taki sposób, aby góra palety była jak najbardziej płaska. Spowoduje to, że takie zamówienie będzie bardziej stabilne i zmniejszy ryzyko uszkodzenia w transporcie. Przez większość osób niestety ten punkt zabezpieczania palet jest pomijany.