Zintegrowany system informatyczny

            Skuteczne zarządzanie firmą bez dysponowania zaawansowanym systemem informatycznym wspomagającym podejmowanie decyzji, staje się we współczesnym świecie coraz trudniejsze. Okres, w którym przedsiębiorstwa wykorzystywały wyłącznie programy finansowo-księgowe, z oddzielnie funkcjonującymi aplikacjami dotyczącymi produkcji, magazynowania czy spedycji, dobiega nieuchronnie końca. Uzyskanie czytelnego, jednolitego obrazu funkcjonowania firmy, który jest wypadkową ogromnej ilości zjawisk zachodzących w skomplikowanej grze rynkowej, może jedynie zagwarantować wdrożony   i dobrze funkcjonujący zintegrowany system informatyczny (ZSI)[1].

ZIS można zdefiniować jako program komputerowy, narzędzie, które służy do integrowania danych pochodzących z wielu źródeł rozróżnianych za pomocą identyfikatorów, w określony strumień informacji.[2]

Odróżnić od systemu informatycznego trzeba system informacyjny, który stanowi zaprojektowaną i stosowaną w przedsiębiorstwie organizację pracy.[3]

Systemy informacyjne przedsiębiorstw działające na rzecz logistyki i wspomagane rozwiązaniami informatycznymi spełniają następujące funkcje:

  • inicjujące (przetwarzanie zamówień, tworzenie dokumentów),
  • planistyczne (prognozowanie zapotrzebowania zależnego i niezależnego),
  • kontrolne (porównywanie wyników z założonymi standardami obsługi klienta),
  • koordynacyjne (planowanie sprzedaży, harmonogramowanie produkcji, planowanie zapotrzebowania materiałowego),
  • integrujące (łączące system przedsiębiorstwa z zewnętrznymi systemami odbiorców, dostawców, usługodawców, np. systemy EDI).[4]

Zintegrowany system informatyczny zazwyczaj składa się z wielu wyspecjalizowanych modułów odpowiedzialnych za różne strefy działalności przedsiębiorstwa. W pełni zintegrowane systemy informatyczne pozwalają na efektywne wspomaganie procesów planistycznych sprzedaży, jej prognozowanie, planowanie potrzeb materiałowych, bilansowanie dostępnych zasobów (ludzkich, wytwórczych, transportowych, magazynowych i finansowych). Najbardziej wyrafinowane systemy wspomagają także podejmowanie operacyjnych decyzji w transporcie i magazynowaniu. Jednak cechą charakterystyczną ZSI jest to, że wszystkie te aplikacje korzystają z tej samej bazy danych wspólnej dla całego przedsiębiorstwa. Dobrze działający ZSI czuwając nad całością prac wykonywanych w przedsiębiorstwie, jest w stanie dostarczyć cennych informacji dla wszystkich szczebli zarządzania w firmie. Odpowiednio obrobione dane będą podstawą do podejmowania przez zarząd decyzji strategicznych i zaplanowania polityki długofalowej. Dane pochodzące z tej samej bazy danych będą służyć również do podejmowania decyzji krótkookresowych , operacyjnych oraz do dokonywania bieżącej kontroli funkcjonowania firmy.

Dane zbierane przez system informatyczny i poddane skomplikowanym algorytmom dają podstawę do wspomagania zarządzania logistyką współczesnych przedsiębiorstw.

Dobrze funkcjonujący ZSI powinien w efekcie swojego działania doprowadzić do wielu pozytywnych zmian w każdej firmie. Celem zastosowania tego systemu jest obniżenie kosztów działania przedsiębiorstwa.

Zintegrowane systemy informatyczne zapewniają:

  • bezpośrednią łączność z systemem Klienta,
  • szybką i prostą procedurę rezerwacji zleceń,
  • szybkość i niezawodność przekazywania informacji,
  • optymalizację gospodarki magazynowej,
  • sprawne raportowanie na temat przebiegu współpracy,
  • zintegrowanie systemu księgowego z pozostałymi systemami.

Pozytywy z zastosowania ZSI są szeroko przedstawiane we wszystkich sferach, lecz istnieją pewne przeszkody wdrażania tego rodzaju oprogramowania. Jedną z ważniejszych przyczyn jest obawa firm przed dokonaniem niezbędnych zmian w ich funkcjonowaniu, które często mają rewolucyjny charakter. Wraz z wprowadzeniem ZSI musi ulec zmianie organizacja pracy. Wprowadzenie nowych procedur wymaga uzupełnienia wiedzy informatycznej i ekonomicznej przez personel. Obawy występują również o to, że specyfika działania przedsiębiorstwa nie zostanie w pełni objęta programami oferowanymi przez firmy informatyczne.

Jednak główną przyczyną nie wprowadzenia ZSI w przedsiębiorstwie jest wysoki koszt tego oprogramowania. Z kosztem tym wiąże się nie tylko zakup licencji na specjalistyczny program, ale również budowa właściwej platformy sprzętowej, a także nakłady związane z niezbędnymi modyfikacjami programu i wielomiesięcznym jego wdrożeniem przez firmę konsultingową.

Tabela 2 Wykorzystywanie rozwiązań teleinformatycznych i systemów wspomagania procesów w firmach logistycznych

Usługa Udział procentowy

(stan na 2001 rok)

Poczta elektroniczna 94%
Internet 92%
Samodzielny system IT księgowy i/lub kadrowy 80%
Dzierżawione łącza telekomunikacyjne 74%
Samodzielny system IT zarządzania finansowego 58%
Samodzielny system IT magazynowy 58%
Intranet 38%
Samodzielny system IT zarządzania środkami transportu 36%
System dużej bazy danych lub hurtownia danych 34%
Inny samodzielny system IT 26%
System CMR wspomagający kontakt z klientami 18%
Zintegrowany system klasy MRP II/ERP 12%

Źródło: Logistyka XXI wieku –efektywność zarządzania procesami . www.logistykafirm.com

Jak wynika z badań podstawowe rozwiązania informatyczne wykorzystywane w firmach logistycznych to: wszechobecna poczta elektroniczna, Internet i system IT obsługujący kadry i płace. Jest to zestaw minimalny, który obsługuje każdego pracownika ułatwiając mu kontakty wewnętrzne i zewnętrzne (e-mail), zdobywanie informacji (Internet) oraz szybki dostęp do danych o swojej sytuacji pracowniczej. O szczebel wyżej znajdują się systemy zbliżające firmę do efektywnego zarządzania procesami finansowym, magazynowymi i transportowymi. Prawdziwa elitę przedsiębiorstw stanowią te, które dysponują hurtowniami danych oraz wysoce zintegrowanymi systemami wspomagającymi zarządzanie klasy MRP II/ERP.

[1] Jagiełło Tomasz, Informatyka w logistyce, Spedycja Transport Logistyka, Nr. 11/2002, str.36

[2] Majewski Jerzy, Informatyka dla logistyki, Poznań 2002, str. 20

[3] Ibidem, str.20

[4] Ibidem, str.17