Archiwum kategorii: Artykuły naukowe

Jak SAP/R3 wspomaga działania handlowe od zarządzania łańcuchem dostaw do handlu detalicznego?

Dekada lat dziewięćdziesiątych przyniosła radykalne zmiany w sposobach prowadzenia działalności handlowej przedsiębiorstw. Powszechne stało się zjawisko znane jako globalizacja rynków. Obecność produktów o ustalonej marce i cechach jest widoczne na prawie wszystkich kontynentach. W tym samym czasie zmieniła się pozycja nabywcy. Rynek producenta przekształcił się w rynek konsumenta. W wielu przypadkach klient decyduje o ostatecznym kształcie wyrobu.

1. Wymagania biznesowe stawiane systemom informatycznym u progu XXI wieku

Producenci są w trudniejszej sytuacji. Dla nich kończy się era produkcji masowej. Fabryki pracują w warunkach nadmiaru zdolności produkcyjnych. Oznacza to, że o sukcesie rynkowym decydują krytyczne czynniki powodzenia z inaczej rozłożonymi akcentami, niż np. dziesięć lat temu.

Do najważniejszych z nich można zaliczyć:

  • szybkość odpowiedzi na zapytanie ofertowe klienta
  • elastyczność produktu (zdolność do konfiguracji wyrobu według życzeń klienta)
  • łatwość dokonywania rozliczeń finansowych
  • terminowość dostaw
  • jakość serwisu posprzedażnego

Producenci, by zdobyć rynek, muszą zatem wykazać elastyczność, jak nigdy dotąd. Osiągnięcie takiego stanu wiąże się z zaakceptowaniem konieczności zmian organizacji i stylu działania przedsiębiorstw. W pierwszym kroku, likwidacji powinny podlegać tradycyjne podziały pomiędzy działami sprzedaży, a działami realizującymi zamówienia klientów. Okazuje się, że teraz każdy kontakt z klientem jest okazją do zwiększenia sprzedaży o dodatkowe usługi lub opcje produktu albo do zaoferowania produktu komplementarnego. Zlikwidowanie barier organizacyjnych jest istotne również ze względu na przeprowadzenie sprawnego dostosowania produktu do potrzeb klienta.

Kolejnym etapem bitwy o rynek staje się dostawa na czas. Problem ten jest widoczny w momencie, gdy produkt posiada elementy niestandardowe. O sukcesie firmy zadecyduje wówczas ścisła współpraca z dostawcami i podwykonawcami oraz koncentracja firmy na swojej działalności podstawowej (core business). Powstaje zatem sytuacja, gdzie w jednej transakcji handlowej bierze udział wiele podmiotów gospodarczych realizujących swoje podstawowe funkcje biznesowe. Tworzy to potrzebę zastosowania metod sprawnego rozliczania procesu realizacji zamówienia w taki sposób, aby klient nie odczuł całej jego złożoności.

Przeprowadzanie opisanych zmian w metodach prowadzenia biznesu nie byłoby możliwe bez wykorzystania narzędzi z obszaru Technologii Informacji. Jednak w przedstawionych warunkach również i sama technologia stoi w obliczu nowego wyzwania. Dla informatyki staje się istotne rozwiązanie zagadnienia niepowtarzalności: system komputerowy powinien działać w otoczeniu złożonym z niestandardowych klientów, niestandardowych produktów i niestandardowych sposobów działania. Pomimo to, powinien zapewnić takie wspomaganie informatyczne, by utrzymać kontrolę nad specyfikacją produktu, jego jakością i zyskownością sprzedaży. Nie może przy tym ograniczyć elastyczności zastosowanej praktyki gospodarczej.

Nie trzeba chyba głęboko uzasadniać faktu, że wizja takiego systemu powinna być oparta na integracji. Jak widać z przedstawionych rozważań, działalność handlowa daleko wykracza poza ramy tradycyjnie pojmowanego działu sprzedaży. System staje się potrzebny, by harmonizować całą firmę lub wiele firm w ramach wspólnego łańcucha logistycznego. Dobrym przykładem ilustrującym to zagadnienie jest potrzeba tworzenia jednolitej historii obsługi tego samego klienta we wszystkich współpracujących podmiotach transakcji handlowej. Z drugiej strony, jedna firma w łańcuchu logistycznym może być wyeksponowana na wiele różnych typów zamówień. Mogą być to zarówno duże, hurtowe zamówienia, jak i jednostkowe zapytania ofertowe. Także i produkty podlegające transakcjom handlowym mogą być typowe, konfigurowalne, a także – konstruowane bądź projektowane od podstaw. We wszystkich przypadkach system powinien na bieżąco informować kierownictwo firmy o przewidywanych i rzeczywistych kosztach realizacji pojedynczego zamówienia oraz o stopniu jego zaawansowania w celu dalszej koordynacji obsługi klienta.

2. System zintegrowany – SAP R/3

Systemem komputerowym powstającym według tak zarysowanej wizji jest SAP R/3. W swojej podstawowej warstwie aplikacyjnej obejmuje on wszystkie podstawowe sfery działalności przedsiębiorstwa lub grupy przedsiębiorstw. Moduł sprzedaży (Sales and Distribution – w skrócie:SD) jest jednym z wielu modułów obsługujących procesy produkcyjne, logistyczne i finansowe. Istotną cechą tego rozwiązania jest silne wzajemne powiązanie wszystkich istniejących modułów w systemie. Przykładami takiej integracji mogą być następujące obszary funkcjonalne:

  • konfiguracja produktu na zamówienie – integracja modułu sprzedaży i produkcji,
  • bieżące śledzenie kosztów realizacji zamówienia – integracja modułu sprzedaży i kontrolingu,
  • monitorowanie i koordynacja współpracy z dostawcami – integracja modułu sprzedaży, produkcji i zaopatrzenia,
  • wspomaganie przygotowania oferty – integracja modułu sprzedaży, kontrolingu i gospodarki materiałowej
  • obsługa zlecenia klienta – integracja modułu sprzedaży, produkcji, kontrolingu, gospodarki materiałowej, zaopatrzenia i rachunkowości zewnętrznej.

Jest to oczywiście niewielka część przykładów integracji. W rzeczywistości cały system pracuje na wspólnym zbiorze danych podstawowych (są to np. dane dotyczące klienta, dokumenty handlowe, dane produktu) i na wspólnym planie organizacyjnym firmy lub wielu firm. System R/3 jest rozwiązaniem wielozakładowym i zapewnia integrację przepływu danych w środowisku złożonym z wielu fizycznych instalacji oprogramowania. Jednak o tym, jak w praktyce będzie wyglądała integracja zarządzania informacją w firmie, zadecyduje użytkownik definiujący odpowiedni proces gospodarczy dedykowany do komputerowej obsługi. Definicja takiego procesu posłuży dalej do odpowiedniego skonfigurowania systemu. Możliwość konfiguracji daje użytkownikowi szansę na otrzymanie wymaganej elastyczności rozwiązania względem stosowanej przez niego praktyki biznesowej.

3. Środowisko aplikacyjne systemu SAP R//3

Przedstawiony powyżej zarys systemu odnosi się do jego podstawowego zakresu dostarczanego obecnie całościowo w ramach jednej instalacji. W takim przypadku moduł Sprzedaży i Dystrybucji obejmuje następujący zakres funkcjonalny:

  1. Wspomaganie działań sprzedaży
  2. Zarządzanie zleceniem klienta
  3. Obsługa dostaw i wysyłek
  4. Fakturowanie
  5. Analiza sprzedaży

Wizja systemu rozwija się nadal, a z nią zmienia się sam system. Jest to proces współbieżny łączący wyzwania przyszłości z aktualną praktyką i doświadczeniami użytkowników SAP. Obecnie system na poziomie wizji i jej realizacji w nowej wersji 4.x przybiera kształt powiązanych ze sobą komponentów – dobieranych i konfigurowanych według indywidualnych potrzeb. Przy takim podejściu pojawia się możliwość wstępnego uwzględnienia specyfiki branżowej rozwiązania. Oznacza to, że poszczególne komponenty są wstępnie wyselekcjonowane i przygotowane do pracy dla konkretnych typów przedsiębiorstw. Wizja rozwoju systemu sięga jeszcze krok dalej: część komponentów może pochodzić od różnych producentów, a SAP zapewnia środowisko do ich integracji w ramach projektowanego rozwiązania.

Do wyboru właściwych składników aplikacji dla danego rozwiązania posłużą wstępnie utworzone schematy nazywane mapami rozwiązań (solution maps). Zawierają one listy teraz dostępnych i planowanych do wprowadzenia w przyszłości na rynek komponentów produkcji zarówno SAP, jak i firm partnerskich.

W pierwszym punkcie artykułu przedstawiono wymagania biznesowe dla systemu informatycznego w sposób najbardziej uogólniony. Jednocześnie podkreślono wymóg utrzymania elastyczności stosowanych metod w biznesie. Wydaje się to bardzo trudne bez uwzględnienia specyfiki branżowej. Mapy rozwiązań przewidują dla każdego sektora branżowego indywidualny układ komponentów ułożonych według głównych procesów charakterystycznych dla danej branży przemysłu.

Dla przykładu porównać można mapy dedykowane dla przemysłu dóbr konsumpcyjnych i chemicznego. Okazuje się, że w pierwszym przypadku rozwiązanie składa się z następujących procesów:
– pomiar efektywności
– planowanie popytu i prognozowanie
– zarządzanie ceną i promocjami
– realizacja zlecenia sprzedaży
– zarządzanie bazą klientów

W drugim przypadku (przemysł chemiczny) otrzymujemy:
– sprzedaż (planowanie) i marketing
– realizacja zlecenia sprzedaży
– obsługa klienta
– zarządzanie partnerami handlowymi
– zarządzanie siłami sprzedaży

W rozwiązaniu dla przemysłu dóbr konsumpcyjnych istotny nacisk położono na obsługę informatyczną cyklu sprzedaży w zakresie oceny efektywności poszczególnych kierunków działalności, promocji i wprowadzania nowych produktów na rynek. Drugim procesem jest sprawne prognozowanie w warunkach szybko zmieniającego się popytu na rynku. Kolejnym – obsługa klienta poprzez różne kanały dystrybucyjne ( w tym: przez Internet) ze sprawnym udzielaniem informacji o dostępności towaru i jego aktualnej cenie.

W rozwiązaniu dla przemysłu chemicznego planowanie jest na pierwszym miejscu. Zaraz potem wskazuje się na potrzebę szybkiego potwierdzenia daty realizacji zamówienia produktu o wyspecyfikowanej jakości (np. o ustalonej zawartości substancji czynnej). Realizacja zamówienia jest ściśle powiązana z procesem sprzedaży. W dalszym kroku- obsługiwany jest proces zarządzania informacją o partnerach handlowych.

Szczególną mapę rozwiązań ma Sprzedaż Detaliczna (Retail). Zawiera ona m.in. grupy procesów obejmujące obsługę sprzedaży ze sklepu (POS), z katalogu, z hurtowni w ramach łańcucha dostaw oraz całościowe planowanie dystrybucji.

3.3. Nowe komponenty aplikacji SAP

Podążając za wizją rozwoju systemu R/3, firma SAP podjęła inicjatywę budowy nowych uniwersalnych komponentów przeznaczonych do zastosowania w różnych rozwiązaniach branżowych. Pierwszą grupa takich komponentów powstała w ramach inicjatywy związanej z obsługą zarządzania łańcuchem dostaw. Zbiór komponentów składa się z zaawansowanego modułu planowania (Advanced Planner i Optimizer, w skrócie APO), modułu Business To Business oraz modułu zarządzania gospodarką magazynową i transportem LES (Logistics Execution System). W rezultacie otrzymano rozwiązanie zapewniające integrację informacji z całego łańcucha logistycznego dla potrzeb wspomagania podejmowania decyzji.

Odpowiedzią na istnienie wspomnianego wcześniej zagadnienia niepowtarzalności jest powstanie nowej dziedziny informatyki – Business Integlligence. Łączy się ona ściśle z obszarem łańcucha dostaw, dlatego też następna inicjatywa SAP skupiła się na tym zagadnieniu. Business Intelligence ma dostarczyć wsparcie informacyjne dla firmy na takich poziomach, jak np. działania innowacyjne, planowanie strategiczne lub zarządzanie ryzykiem. W rozwiązaniu SAP informacje uzyskane z tego obszaru nadają się do dalszego przetwarzania przez APO. Podstawą Business Intelligence jest Hurtownia Danych (BW) i moduł Zarządzania Strategicznego (Strategic Enterprise Management). Zwieńczeniem całości jest hardwarowo-softwarowe środowisko pracy menadżera o nazwie Management Cockpit.

W roku 1999 zostaną zaprezentowane komponenty kolejnej inicjatywy – Customer Relationship Management. Będą one praktyczną realizacją wspomagania takich metod zarządzania, jak „Customer Orientation”, „Customer Asset Management” lub „1:1 Marketing”.

Omawiane komponenty SAP szeroko wykorzystują technologie Internetu.

4. Przykład zastosowania systemu R/3

Przykładem szerzej omówionym na konferencji jest bezpośrednie zarządzanie zapasem u odbiorcy przez dostawcę, czyli proces typu Vendor Managed Inventory (VMI). Dzięki prezentowanemu rozwiązaniu detalista może ograniczyć koszty związane z obsługą i uzupełnianiem zapasów, a dostawca uzyskuje możliwość dokładniejszego planowania sprzedaży i dostaw oraz opracowywania lepszej oferty dla konsumenta. Funkcjonalność systemu wspierająca VMI jest przewidziana w mapie rozwiązania branżowego Sprzedaży Detalicznej (SAP Retail) w grupie procesów obsługujących pracę hurtowni (chodzi tu dokładnie o proces zarządzania zleceniem sprzedaży).

Punktem wyjścia w scenariuszu jest udostępnienie dostawcy informacji niezbędnej do realizacji wybranej przez niego strategii uzupełniania zapasów. W tym celu sprzedawca detaliczny przesyła do dostawcy dane o zapasach oraz własnej sprzedaży. Po otrzymaniu danych, dostawca rozpoczyna planowanie uzupełnień. Na ich podstawie generowane są następnie dokumenty systemowe inicjujące proces sprzedaży, czyli zlecenia sprzedaży. Samo zlecenie sprzedaży nie jest jednak w tym przypadku wystarczającą podstawą do dalszego przetwarzania sprzedaży, gdyż dla poprawnego rozliczenia całej transakcji w systemie odbiorcy brakuje dokumentu inicjującego zakup. W tym celu z referencją do zlecenia sprzedaży tworzone jest potwierdzenie zamówienia.

Następnie zostaje ono przesyłane do odbiorcy i w jego systemie informatycznym staje się podstawą do wygenerowania odpowiedniego dokumentu zamówienia. Numer tego zamówienia jest przesyłany z powrotem do dostawcy i tam automatycznie przypisywany utworzonemu wcześniej zleceniu sprzedaży. W ten sposób w systemie dostawcy zlecenie sprzedaży staje się kompletne i może być już podstawą do utworzenia dostawy. W kolejnym kroku następuje pobranie i wydanie towarów oraz opcjonalnie przesłanie odbiorcy dokumentu potwierdzającego ostatecznie warunki dostawy. Odbiorca rozlicza przyjęcie towarów posługując się referencją do dokumentu potwierdzenia dostawy lub zamówienia.

Cała komunikacja pomiędzy wspomnianymi systemami dostawcy i odbiorcy odbywa się za pośrednictwem dokumentów elektronicznych (EDI). Dla systemów R/3 zostały opracowane specjalne formaty tych dokumentów pozwalające na automatyczną lub półautomatyczną obsługę przedstawionego procesu w czasie rzeczywistym. Dzięki wykorzystaniu uniwersalnego standardu budowy dokumentów elektronicznych, możliwa jest także realizacja tego scenariusza z wykorzystaniem systemu R/3 oraz systemu zewnętrznego.

Oprócz środków komunikacji z kontrahentami system R/3 udostępnia także całą gamę narzędzi pozwalających na optymalizację procesu VMI. W systemie dostawcy dostępne są techniki sterowania uzupełnieniami zapasów, obliczania terminów, ilości i warunków dostaw, ustalania cen, rabatów i narzutów, planowania transportu, rozliczaniem płatności. Z drugiej strony – detalista ma w systemie SAP Retail możliwość zastosowania różnorodnych funkcji związanych ze sterowaniem zamówieniami do dostawców, przetwarzaniem dostaw przychodzących i przyjęć towarów, rozliczaniem płatności za dostarczone towary.

5. Wnioski

Rozwój metod zarządzania sprzedażą jest w znacznej mierze stymulowany nowymi możliwościami, jakie daje Technologia Informacji (np.Internet). Jednak końcowa postać rozwiązań informatycznych może powstać jedynie w ścisłej współpracy z użytkownikami stosującymi te metody w praktyce. Taką drogą podąża SAP tworząc jednocześnie wizje systemu wybiegające w przyszłość. Wizje te muszą połączyć wiele pozornie sprzecznych wymagań – np. integrację systemu i podział na komponenty, uniwersalność oprogramowania i specyfikę branżową – albo: standaryzację danych i problem niepowtarzalności zjawisk w otoczeniu. Wyzwaniem staje się również szersze otwarcie systemu na wiele produktów komplementarnych istotnych właśnie dla konkretnych branż. Rok 1999 jest kolejnym krokiem urzeczywistnienia tych idei w praktyce.

Piotr Jankiewicz, Dariusz Samól